Sistemas de Gestión de Calidad

Sistemas de Gestión de Calidad, Una Decisión Inteligente

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Hoy en día contar con una certificación se vuelve una necesidad para las empresas, que surge a partir de diversas situaciones, las cuales pueden ser: tener mayor presencia en el mercado, competir con empresas nacionales e internacionales, cumplir con los requisitos legales y del cliente incorporando la calidad en su proceso productivo. Se sabe que un sistema de gestión de calidad puede implementarse en todo tipo de empresa de cualquier tamaño, pero ¿Qué hace que a los dueños de una empresa pequeña donde por ningún lado le están solicitando una certificación pueda interesarse por un sistema?

Cualquier dueño necesita ahorrar recursos sin sacrificar la calidad del producto o servicio que ofrece y ven en un sistema de gestión de calidad, la herramienta idónea para lograr esos objetivos debido a que les ofrece una manera de estandarizar los procesos facilitando las operaciones, optimizando sus métodos de trabajo y recursos, eliminando operaciones innecesarias y evitar así depender de la experiencia de las personas y confiando que cualquier persona de la organización con la competencia debida puede realizar el trabajo siguiendo las instrucciones que ya están documentadas, de esa manera, dejan de lado los métodos empíricos o los procesos de prueba y error que les puede llevar a perdidas en el negocio, pero sí, les genera ahorro en tiempo, dinero y es una ventaja competitiva con empresas de su mismo nivel o de alto rango, esto se consigue mediante la introducción de sistemas de gestión normalizados que permiten que este cumplimiento sea demostrable a otras instituciones mediante la documentación y los registros adecuados.

SGC 2Por Sistema de Gestión se entiende la estructura organizada, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para implementar, revisar y mantener al día la política de la empresa. En otras palabras, es un método sistemático de control de las actividades, procesos y asuntos relevantes para una organización, que posibilite alcanzar los objetivos previstos y obtener el resultado deseado a través de la participación e inclusión de todos los miembros de la organización y garantizando la satisfacción del cliente, de la sociedad en general y de cualquier otra parte interesada.

En efecto, como se ha indicado, el objetivo de un sistema de gestión es:

  • Hacer las cosas bien y a la primera vez, en forma rutinaria.
  • Cumplimiento con los requisitos obligatorios.
  • Articular los medios para detectar y satisfacer las nuevas necesidades del cliente.

El tamaño de la organización no limita a una organización para contar con un sistema de gestión de calidad y el deseo de crecimiento y expansión es lo que alienta a los dueños a establecer, mantener, actualizar y certificar su sistema.

Una vez que la empresa se decide por la implementación de un sistema,  debe definir la norma para la cual quiere certificarse dependiendo del giro de la empresa. Algunas de estas normas son:

  • ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), aplicable a cualquier organización, sin importar tamaño o sector, es la norma de internacionalmente reconocida, usada por organizaciones que desean verificar su capacidad para proveer productos y servicios que atienden las necesidades de sus clientes, así como requisitos legales y reglamentarios aplicables, para de esta manera aumentar la satisfacción del cliente mediante mejoras de proceso y evaluación de la conformidad.
  • ISO 13485:2016. Sistemas de Gestión de la Calidad de Equipos Médicos, el principal objetivo de la norma es establecer un conjunto de requisitos regulatorios armonizados para los sistemas de gestión de la calidad dentro del sector de los productos sanitarios.
  • ISO 15189:2012. Requisitos para un Sistema de Gestión en Salud para Laboratorios Clínicos. La norma contiene todos los requisitos que los laboratorios clínicos requieren, analizan muestras biológicas de origen humano, tienen que cumplir para demostrar que disponen de un sistema de gestión de calidad.
  • ISO 17025:2012. Sistema de Gestión en Salud. Es la norma estándar aplicable a los laboratorios de ensayos y calibraciones.
  • ISO 14001:2004. Sistema de Gestión Ambiental. Es el estándar aplicable a las organizaciones que operan sus procedimientos siendo amigables con el medio ambiente.
  • ISO 27001. Es un estándar para la seguridad de la información. Esta norma establece los requisitos mínimos para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de uno de los activos más importantes de una organización: la información.
  • OHSAS 18001. Esta norma establece los requisitos mínimos para garantizar la salud ocupacional de los trabajadores de una organización.
  • Entre muchas otras normas.

SGC 3

La organización deberá decidir la norma que más se apegue a sus necesidades, entendiendo que la norma ISO 9001:2015 cuenta con los requisitos básicos de un sistema de gestión de calidad y de ahí se derivan las demás normas.

La certificación puede ser guiada a través de personal de la misma organización con la competencia y capacitación necesaria para la implementación, o bien, puede ser a través de la contratación de personal externo especializados en el tema y que oriente a todo el personal para la ejecución de las actividades necesarias para la implementación del sistema de gestión.

Cualquiera de los dos caminos, y con el compromiso y apoyo de todo el personal en todos los niveles de la organización, llevan a la organización a contar con las siguientes ventajas:

  • Son una vía para conseguir mejorar la satisfacción del cliente, de la sociedad en su conjunto o de los propios trabajadores.
  • Permiten acceder a determinados mercados: clientes que exigen o valoran de este tipo de sistemas, concursos públicos en los que se incluye clausulas al respecto, etc.
  • Se basan en modelos definidos en normas que tienen un amplio reconocimiento nacional y/o internacional.
  • Permiten posicionarse mejor ante los clientes y competencia.
  • Permiten dotarse de un sistema de gestión “razonable”
  • Pueden ser, si se obtiene la certificación, un signo externo que trasmite confianza hacia los clientes.
  • Ahorran costos.
  • Abren mercados.
  • Facilitan la identificación y resolución de problemas de calidad reales o potenciales.
  • Suman voluntades y esfuerzos dentro de la empresa.
  • Permiten crear y mantener “el saber hacer” de la empresa.
  • Mejoran la imagen de la empresa ante el exterior: los clientes, la sociedad, etc.
  • Sistematizan el cumplimiento legislativo de forma que se evitan responsabilidades derivadas de una mala gestión.
  • Definen procesos que llevan a identificar fuentes de ahorro y a conseguir estos.
  • Ventajas de cara a la obtención de subvenciones para la corrección de problemas.
  • Mejoran los procesos productivos de la empresa gracias a la mejora continua.

Finalmente cabe señalar que para disponer de un sistema de gestión óptimo es necesario:

  • El firme compromiso de la dirección.
  • El seguimiento por parte de la estructura de mando de este compromiso.
  • Una decidida implicación de los trabajadores.

SGC 4El compromiso de la dirección se adopta, en cambio la implicación de los mandos y de los trabajadores hay que conseguirla. Un medio puede ser una adecuada política de calidad de mejora continua a través de un sistema de gestión, que aporta satisfacción tanto a la estructura de mando como a los trabajadores, la difusión y la concientización de la misma.

Este proceso puede ser un cambio radical en las actividades de los trabajadores y por ello nos podemos enfrentar a barreras ideológicas de los mismos, pero con el trabajo diario se obtendrá un sistema de gestión de calidad eficaz y el éxito de la certificación.

Elizabeth Javier Mejía

SINCAL ®
Servicios y sistemas integrales de capacitación y calidad S.A. de C.V.
Guiando empresas al éxito

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